Materi Inisiasi 8 Manajemen

Materi Inisiasi 8 

Rangkuman Materi Manajemen

I.       Konsep Dasar dan Sejarah Manajemen.

Manajemen adalah proses pengkoordinasian dan pengintegrasian kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efektif dan efisien melalui orang lain.  Ada 2 kata penting di sini yang saling terkait, yaitu pengkoordinasian orang lain dan efektif efisien.  Pengkoordinasian orang lain artinya melibatkan orang lain, sedangkan efektif dan efisien untuk menunjukkan berdaya guna dan berhasil guna.  Melibatkan orang lain tidaklah berarti sesuatu tidak dapat dilakukan sendiri.  Namun, dalam pertimbangan efisiensi, perlu melibatkan orang lain.

Hal penting lainnya adalah bahwa manajemen adalah seni dan ilmu.  Dikatakan sebagai seni, bahwa untuk mempengaruhi orang lain, perlu ada pendekatan khusus, dan upaya-upaya tertentu karena manusia adalah makhluk sosial yang berakhlak dan dinamis sehingga perlu pendekatan tertentu.  Dikatakan suatu ilmu, karena manajemen adalah suatu ilmu yang didalamnya ada kaidah-kaidah dan teori manajemen.

Ada beberapa teori-teori manajemen, berdasarkan sejarah perkembangan manajemen.  Di antaranya adalah :

a.       Teori Manajemen Ilmiah.

Mengganti cara tidak teratur dengan ilmu pengetahuan yang sistemastis.

b.      Teori Manajemen Klasik.

Membuat pemisahan bidang-bidang utama praktek para manajer, sehingga sampai sekarang masih dapat diterima oleh para manajer

c.       Teori Manajemen Hubungan Manusiawi.

Teori yang menggambarkan cara-cara bagaimana manajer berhubungan dengan bawahannya.

d.      Teori Manajemen Modern.

Banyak menggunakan manajemen sains sebagai pendekatan ilmu manajemen yang juga sinonim dengan riset operasi atau manejemen operasi, yang banyak menggunakan ilmu matematika, fisika, untuk memecahkan masalah-masalah operasional.

Masing-masing teori memiliki keunggulan dan kekurangannya.  Untuk itu organisasi dapat memanfaatkan keunggulan dari masing-masing teori dalam pelaksanaannya.

2.      Lingkungan Organisasi.

Untuk mempelajari manajemen, hal yang perlu diketahui adalah lingkungan organisasi yaitu sebagai faktor di luar organisasi.  Karena organisasi tidak berdiri sendiri.  Organisasi hidup di dalam suatu lingkungan, di mana ada elemen-elemen lingkungan yaitu elemen eksternal dan internal.  Eksternal dapat dibagi antara eksternal langsung seperti pemerintah, pesaing, pemasok, serikat pekerja, lembaga konsumen, pers, dan lain-lain.  Eksternal tidak langsung adalah politik, ekonomi, teknologi.  Sedangkan faktor internal adalah karyawan, direksi, budaya, pemegang saham.  Dinamika lingkungan harus diperhatikan, misalnya peraturan-peraturan pemerintah yang berubah, keadaan pesaing, ketersediaan dan keberadaan pemasok, dan perkembangan serikat buruh.  Bagaimanapun organisasi harus memperhatikan perkembangan lingkungannya agar tidak ketinggalan.  Organisasi memiliki kepentingan yang sama dengan pesaing yaitu untuk menarik pelanggan.  Oleh karena itu pelayanan optimal harus diberikan agar tetap memelihara pelanggan yang sudah ada dan merebut pelanggan baru.

3.      Perencanaan dan Pengambilan Keputusan.

Manajemen terdiri dari 4 bagian, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pendelegasian dan pemberdayaan, serta pengawasan.

Perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.  Perencanaan merupakan suatu fungsi yang mencakup proses menentukan tujuan, kebijakan, produk, jasa, alat-alat, pengeluaran, jadwal, lokasi, dan lain-lain.

Perencanaan adalah penting dilakukan, karena dengan perencanaan, maka semua pengetahuan, pengalaman, dan teknik-teknik perkiraan dan peramalan dapat dipakai untuk mengurangi ketidakpastian masa depan dalam memaksimumkan pemanfaatan sumber daya yang tersedia dan merebut peluang yang ada sesuai dengan visi misi dan tujuan organisasi. Setalah menyusun perencanaan, hal penting yang harus dilakukan manajer adalah membuat keputusan.  Membuat keputusan adalah salah satu tugas penting seorang manajer. Yaitu memilih keputusan terbaik dari berbagai alternaltif yang ada.

4.      Pengorganisasian.

Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumberdaya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.  Ada 4 aspek utama pengorganisasian, di antaranya adalah :

a.       Departementalisasi, yaitu pengelompokan dari berbagai aktifitas kerja suatu

      organisasi supaya aktifitas kegiatan yang sama bisa digabungkan dalam satu

      kerja.

b.      Pembagian Kerja, yaitu rincian tugas kerja yang harus dilakukan seseorang agar

setiap orang yang terlibat dalam organisasi bertanggungjawab melaksanakan aktifitas yang menjadi beban tanggungjawabnya.

c.       Koordinasi, yaitu proses pengintegrasian berbagai tujuan dan aktifitas-aktifitas

pada satuan-satuan yang terpisah.dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

d.      Rentang Kendali, yaitu kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara

efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang melapor kepadanya.

Jika organisasi hanya melaksanakan departementalisasi dan pembagian kerja namun tidak melakukan koordinasi, maka karyawan akan berjalan sendiri-sendiri, dan dapat terjadi antar bagian memiliki kegiatan yang bertentangan dengan bagian lain.

5.      Pendelegasian Wewenang dan Pemberdayaan Karyawan.

Pendelegasian wewenang adalah proses pelimpahan sebagian tugas dari atasan kepada bawahan, karena keterbatasan waktu atasan.  Dalam rangka pertimbangan efisiensi, atasan agar memfokuskan pekerjaan pada masalah-masalah pokok, sehingga hal-hal rutin dapat diserahkan kepada staf.  Tetapi tanggungjawab tetap ada pada pimpinan.

Sedangkan pemberdayaan karyawan adalah upaya untuk memaksimalkan pemberian wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan tanpa harus memperoleh otoritas secara eksplisit dari atasannya.  Pemberdayaan karyawan lebih berarti pada pelepasan.  Hal ini karena didasari keyakinan bahwa karyawan pada dasarnya baik.  Dan pemberdayaan karyawan bermanfaat karena karyawan yang berdaya umumnya akan bermotivasi tinggi dan memiliki komitmen yang tinggi pada organisasi sehingga organisasi akan mendapat manfaat.

6.      Pengawasan.

Pengawasan adalah proses untuk melihat apakah perencanaan yang telah disusun sesuai standar kinerja yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan atau tidak, untuk mengetahui di mana letak ketidaksesuaiannya, dan melakukan tindakan perbaikan.  Pengawasan penting dilakukan karena sejumlah alasan, di antaranya adalah organisasi yang semakin kompleks saat ini, adanya kesalahan yang dilakukan, dan dinamika yang memunculkan banyaknya perubahan sehingga harus diantisipasi dan diawasi.

Pengawasan dapat dilakukan melalui pendekatan non kuantitatif maupun kuantitatif.  Non kuantitatif misalnya observasi langsung, inspeksi.  Sedangkan kuantitatif adalah melalui analisis break even, analisis ratio keuangan, audit keuangan.

Ada 10 kriteria pengawasan yang efektif yaitu akurat, tepat waktu, ekonomis, fleksibel, obyektif, masuk akal, penempatan strategis, disesuaikan dengan rencana, disesuaikan dengan manajer, dan tindakan perbaikan.

7.      Strategi Bersaing, Organisasi Belajar, dan Budaya Organisasi.

Strategi bersaing saat ini penting dilakukan, karena masyarakat memiliki tingkat sosial dan pengetahuan yang semakin tinggi, sehingga memiliki tingkat pemahaman akan suatu produk dan tuntutan kualitas yang semakin tinggi.  Untuk itu perlu upaya khusus atau strategi agar perusahaan dapat memenangkan persaingan.  Ada 4 arena utama persaingan yaitu :

1. Harga dan kualitas.
2. Waktu dan pengetahuan.
3. Wilayah kekuasaan.
4. Saku tebal.

Organisasi belajar atau learning organization adalah organisasi yang selalu belajar atau terus menerus mengembangkan pengetahuannya untuk menciptakan masa depan yang lebih baik.

Faktor-faktor yang mendukung organisasi belajar adalah :

1. Penguasaan individu.
2. Pembelajaran dalam kelompok.
3. Visi bersama.
4. Budaya pembelajaran dalam organisasi.
5. Struktur dan sistem yang mendukung.

Budaya perusahaan adalah nilai-nilai dominan yang didukung oleh suatu organisasi.

Manfaat budaya perusahaan adalah :

1. Mengarahkan SDM dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
2. Meningkatkan kekompakan tim.
3. Meningkatkan motivasi para pegawai.

Budaya perusahaan harus selalu dikembangkan dan sesuai dengan kondisi yang ada.  Budaya harus mengikuti perubahan yang terjadi agar tetap dapat menyesuaikan dan tidak ketinggalan.

Faktor-faktor yang dapat merubah budaya perusahaan adalah :

a.       Terjadinya krisis yang dramatis.

b.      Penggantian pimpinan.

c.       Kondisi internal yang tidak kondusif.

d.      Perusahaan masuk ke dalam industri yang baru.

8.      Globalisasi.

Globalisasi asal kata global yaitu artinya universal.  Globalisasi mengandung makna internasionalisasi, universalisasi, liberalisasi, westernisasi.  Globalisasi maksudnya adalah menjadikan proses yang mendunia, yaitu penyebaran obyek dan pengalaman ke seluruh dunia, dan tidak lagi dibatasi oleh suatu negara.  Artinya suatu perusahaan dalam pertimbangan efisiensi, dapat mengambil bahan baku dari negara mana saja.dan memasarkannya ke negara mana saja,

Globalisasi merupakan suatu bentuk kompetisi, yang menghendaki adanya pasar bebas, di mana setiap perusahaan dapat berkompetisi untuk merebut pasar.  Dalam globalisasi, diharapkan tidak banyak campur tangan pemerintah, di mana didasarkan atas mekanisme pasar bebas.

Dalam kaitan ini globalisasi dapat menjadi peluang sekaligus ancaman.  Peluang bagi perusahaan besar untuk memasuki pasar negara lain.  Ancaman bagi negara kecil karena perusahaan akan kalah bersaing dengan perusahaan besar.  Untuk Indonesia, globalisasi dapat dijadikan peluang, dengan memfokuskan pada sektor agraris mengingat Indonesia adalah negara agraris.

9.      Manajemen Perubahan.

Perubahan adalah sesuatu yang pasti terjadi. Untuk itu harus disikapi dengan menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada.  Namun demikian ada beberapa hambatan dalam melaksanakan perubahan, di antaranya adalah :

·         Resistensi individual.

a.       Kebiasaan.

b.      Rasa aman.

c.       Faktor ekonomi.

d.      Ketidakpastian.

·         Resistensi kelompok.

a.       Inersia struktural.

b.      Inersia kelompok kerja.

c.       Ancaman terhadap keahlian.

d.      Ancaman terhadap alokasi sumberdaya.

Penyebab gagalnya perusahaan melakukan perubahan di antaranya adalah :

a.       Terlalu cepat puas diri.

b.      Lemahnya pengarah gabungan.

c.       Meremehkan kekuatan visi.

d.      Komunikasi visi yang buruk.

e.       Terlalu cepat menyatakan keberhasilan.

6. Lalai menanamkan perubahan secara kokoh dalam kultur perusahaan.

Sedangkan cara mencegah hambatan tersebut adalah dengan pendidikan, partisipasi,negosiasi, kooptasi, dan paksaan.

10.  Pemahaman Dasar-Dasar Etika Manajemen.

Etika adalah hal yang bersifat benar atau salah dan pilihan moral yang dilakukan seseorang.  Sedangkan etika manajemen adalah etika yang mencakup hubungan antara pemegang saham, para karyawan, para konsumen, dan kreditur.

Prinsip-prinsip etika adalah jujur, integritas, menepati janji, setia, adil, suka membantu orang lain, hormat pada orang lain, dll.

Tanggungjawab sosial perusahaan adalah :

·         Tanggungjawab kepada lingkungan.

a.       Menjaga lingkungan agar tetap bersih dan tidak tercemar.

·         Tanggungjawab kepada karyawan :

a.       Mendengarkan berbagai hal yang diutarakan karyawan.

b.      Meminta masukan, pendapat, ide dari karyawan.

c.       Memberikan umpan balik.

d.      Selalu menceritakan tentang kepercayaan kepada seluruh karyawan.

e.       Memberikan peluang sebesar-besarnya tentang harapan karyawan.

·         Tanggungjawab kepada pelanggan :

a.       Memperoleh produk yang aman digunakan.

b.      Memperoleh informasi tentang aspek-aspek produksi.

c.       Memilih apa yang akan mereka beli.

d.      Mengetahui secara pasti barang yang akan mereka beli.

e.       Mengetahui cara menggunakan dan memelihara barang yang dibeli.

·         Tanggungjawab kepada investor.

a.       Memaksimalkan nilai perusahaan.

11.  Komunikasi dan Motivasi.

Komunikasi adalah proses menyampaikan pesan dari si pemberi pesan kepada si penerima pesan.  Komunikasi penting karena memiliki peranan sebagai berikut :

1. Mengurangi ketidakpastian.
2. Mendapatkan informasi.
3. Menguatkan keyakinan.
4. Menggunakan wewenang fungsional.

Sedangkan motivasi adalah dorongan bagi seseorang untuk melakukan sesuatu.  Ada 3 jenis motivasi yaitu :

a.       Motivasi yang didasarkan atas ketakutan.

b.      Motivasi karena ingin memperoleh sesuatu.

c.       Motivasi karena dari dalam.

Ada beberapa teori motivasi, di antaranya adalah :

·         Teori Pemuasan Kebutuhan.

a.       Teori Hierarki Kebutuhan oleh Abraham Maslow, yaitu :

i.        Kebutuhan fisiologis.

ii.      Kebutuhan rasa aman.

iii.    Kebutuhan akan rasa memiliki.

iv.    Kebutuhan penghargaan.

v.      Kebutuhan aktualisasi diri.

b.      Teori Dua Faktor Motivasi-Higiene oleh Herzberg.

·         Teori Motivasi Proses.

a.       Teori Pengharapan oleh Vroom, berdasarkan harapan, nilai, dan pertautan.

b.      Teori Keadilan atau kesetaraan.

c.       Teori Pengukuhan oleh Skinner.

12.  Good Governance dan Good Corporate Governance.

Good Governance adalah tata kelola pemerintahan yang baik.  Sedangkan Good Coooporate Govenance adalah tata kelola usaha yang baik.  Ada 3 jenis elemen yang saling terkait dan tidak bisa dipisahkan dalan hal GG maupun GCG yaitu :

1. Elemen penyelenggara negara.
2. Elemen masyarakat.
3. Elemen pelaku bisnis.

Ciri-ciri GG adalah :

1. Pemberdayaan masyarakat.
2. Pelayanan publik.

Sedangkan Prinsip-Prinsip Good Coorporate Governance (GCG) adalah :

1. Transparansi.
2. Pengungkapan.
3. Kemandirian.
4. Pertanggungjawaban.
5. Kewajaran.

Hambatan GCG adalah :

1. Regulasi yang memungkinkan korupsi.
2. Adanya provisi atau barang jasa di bawah standar.
3. Kontrol atas institusi yang tidak memadai.