INISIASI 4 MANAJEMEN

Para mahasiswa sekalian.  Saat ini kita memasuki materi inisiasi 4 yaitu :

·         Pengawasan (modul 6)

·         Strategi Bersaing, Organisasi Belajar, dan Budaya Organisasi (Modul 7)

Bahan utama penyusunan materi ini diambil dari BMP EKMA 4116 Manajemen. 

Setelah pemberian materi dilanjutkan dengan diskusi bersama.  Silakan berpartisipasi dalam diskusi.  Selamat belajar.

PENGAWASAN

1.      Dasar-Dasar Pengawasan.

Menurut Handoko dalam Dadang dan Sylvana (2007), pengawasan adalah upaya yang dilakukan para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan.  Dari definisi tersebut tampak terlihat hubungan yang sangat erat.

Manfaat Pengawasan adalah sebagai berikut :

a.       Perubahan.

b.      Adanya perubahan karena lingkungan yang dinamis sehingga perlu diawasi pelaksanaan dari suatu rencana.

Ini memerlukan penyesuaian baru.

c.       Kompleksitas.

Organisasi bisnis berkembang semakin kompleks sehingga perlu diawasi.

d.      Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.

Karena kompleksitas, maka sebagian wewenang perlu didelegasikan untuk efisiensi.  Untuk itu perlu diadakan pengawasan.

e.       Kesalahan.

Karena ada kemungkinan terjadi resiko kesalahan dalam pelaksanaan suatu kegiatan sehingga perlu diadakan pengawasan.

Ini agar dapat dilakukan tindakan perbaikan.

Jenis dan Tipe Pengawasan :

a.       Pengawasan pendahuluan.

Adalah untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu.

b.      Pengawasan concurrent (yes/no).

Pengawasan yang dilakukan selama aktifitas berlangsung.  Jika ada penyimpangan, maka manajer dapat mengoreksi sebelum masalahnya menjadi besar.

c.       Pengawasan umpan balik.

Pengawasan ini mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi.  Apabila terdapat penyimpangan pada output yang dihasilkan maka perlu dilakukan koreksi.

d.      Pengawasan multiple.

Adalah pengawasan untuk semua titik-titik strategis pengawasan, baik di input, proses, atau output.  Pada pengawasan multiple, setiap bagian baik input, proses, maupun output memiliki peranan yang penting.

Pengawasan pendahuluan dan pengawasan concurrent, cukup memadai untuk memungkinkan manajer mengkoreksi dan membuat perbaikan.

Proses pengawasan :

a.       Menerapkan standar dan metode pengukuran.

Standar harus dapat dirumuskan dengan kata-kata yang jelas dan dapat diukur.  Ada 3 jenis standar :

·         Standar fisik, berupa kuantitas, ukuran, jumlah, dan kualitas.

·         Moneter, berupa biaya tenaga kerja, biaya promosi, biaya penjualan, laba.

·         Standar waktu, berupa seberapa cepat produk dapat dihasilkan, seberapa lama batas waktu suatu pekerjaan diselesaikan.

b.      Melakukan pengukuran kinerja.

Adalah aktifitas yang dilakukan berulang-ulang untuk memperbaiki keputusan-keputusan dan memberikan umpan balik ke perusahaan.  Ada beberapa cara pengukuran kinerja, yaitu pengamatan, laporan, metode otomatis, inspeksi, dan pengujian.

c.       Membandingkan apakah kinerja yang dicapai sesuai dengan standar.

Jika belum sesuai standar, dapat dilakukan tindakan korektif.

d.      Melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

Apabila di bawah standar perlu dilakukan perbaikan.  Tindakan perbaikan berupa :

·         Mengubah standar awal yang mungkin terlalu tinggi.

·         Mengubah cara-cara pengukuran kinerja seperti kurangnya melakukan inspeksi.

·         Mengubah cara analisis dan menginterpretasikan penyimpangan tersebut.

Fokus Pengawasan

Meliputi :

a.       Kuantitas                     : jumlah produk yang ditargetkan.

b.      Kualitas                       : jumlah produk yang diterima produsen atau lolos uji.

c.       Ketepatan waktu         : Ketepatan dan kecepatan dalam memberikan

                                            layanan jasa ke konsumen.

d.      Anggaran                    : Jumlah deviasi atau penyimpangan dalam anggaran.

Faktor Kontingensi (situasional) dalam pengawasan :

a.       Lingkungan organisasi :

·         Kecil : informal.

·         besar : formal.

b.      Posisi dan Tingkat :

·         Tinggi : banyak kriteria.

·         Rendah : sedikit kriteria.

c.       Tingkat Desentralisasi :

·         Tinggi : peningkatan kendali.

·         Rendah : pengurangan kendali.

d.      Budaya organisasi :

·         Terbuka : pengendalian mandiri.

·         Ancaman : pengendalian dipaksakan.

e.       Pentingnya kegiatan :

·         Tinggi : pengendalian luas.

·         Rendah : pengendalian rendah.

Standar-standar pengawasan:

a. Standar nyata :

·         Fisik, ukuran, daya tahan, berat.

b.      Tidak nyata :

·         Moral, etika.

c.       Standar waktu :

·         Batas waktu penyelesaian tugas.

Merancang sistem pengawasan.

Untuk tiap bidang dapat dijelaskan sbb :

a.       Bidang Operasi : kualitas baik, kuantitas sesuai target, biaya rendah.

b.      Pemasaran : biaya iklan rendah, pangsa pasar luas, penjualan meningkat, kepuasan konsumen.

c.       SDM : turn over rendah, tingkat absensi rendah, hubungan yang harmonis.

d.      Keuangan : ROI tinggi, ROE tinggi, likuiditas baik, leverage rendah.

2.      Jenis dan Metode Pengawasan :

a.       Metode pengawasan non kuantitatif :

·         Management by objective : melibatkan karyawan.

·         Management by exception : fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis.

·         Management information system : sistem perancangan pengadaan, pemrosesan, penyimpangan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen.

·         Audit manajemen.

b.      Metode pengawasan kuantitatif :

a. Anggaran.

Rencana pengeluaran, penerimaan.

b.Audit keuangan.

- Ekstenal oleh auditor independen.

- Internal oleh internal auditor.

c. Analisis titik impas (break even).

Kondisi di mana perusahaan dalam kondisi tidak rugi dan tidak untung.

d.      Analisis ratio keuangan.

Ada ratio-ratio :

i.        Likuiditas : kemampuan melunasi hutang jangka pendek.

ii.      Leverage : seberapa besar perusahaan dibiayai oleh hutang.

iii.    Aktifitas : efektifitas perusahaan dalam menggunakan

sumberdayanya.

iv.    Profitabilitas : mengukur efektifitas dalam meraih laba.

e.       Balance score card.

Untuk pengukuran keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, dan proses pembelajaran pertumbuhan.

3.      Karakteristik pengawasan yang efektif :

a.       Akurat.

Datanya sahih.

b.      Tepat waktu.

Evaluasi dilakukan secepatnya.

c.       Ekonomis.

Manfaat sistem pengawasan harus lebih tinggi dari biayanya.

d.      Fleksibel.

Fleksibel terhadap ancaman atau kesempatan dari eksternal.

e.       Obyektif.

Kriteria jelas.

f.       Disesuaikan dengan rencana dan struktur.

Untuk memastikan apakah hasil disesuaikan dengan tujuan.

g.      Disesuaikan dengan manajer.

Harus disesuaikan dengan karakteristik manajer yang mengawasi.

STRATEGI BERSAING, ORGANISASI BELAJAR, DAN BUDAYA ORGANISASI

1.      Strategi Bersaing, Inovasi, dan Organisasi Belajar.

Cara baru melihat keunggulan bersaing :

a.       Setiap keunggulan akan mengalami aus.

Apa yang baik sekarang belum tentu baik di masa mendatang karena adanya penemuan baru.

b.      Mempertahankan keunggulan lama berarti merugikan diri sendiri.

Harus melihat lingkungan apakah pesaing sudah menggunakan produk yang lebih inovatif.

c.       Tujuan suatu strategi adalah meruntuhkan status quo.

Ciptakan inovasi baru sebelum produk tersebut usang agar selalu inovatif.

d.      Mengambil inisiatif dengan langkah-langkah pendek.

Siklus persaingan yang sangat pendek, maka perlu diantisipasi dengan langkah-lagkah pendek.

Empat Arena Persaingan :

d.      Harga dan kualitas.

Untuk persaingan yang dinamis, harus memperhitungkan pesaing.  Saat ini pesaing dapat muncul dengan harga rendah namun kualitas tinggi.

e.       Waktu dan Pengetahuan.

·         Pandangan Statis : Pioner (perintis) akan bertahan lama.

·         Pandangan Dinamis : meski bukan pioner, jika inovatif akan dapat menguasai pasar.

c.       Wilayah kekuasaan.

·         Pandangan Statis : Membatasi pesaing sehingga sedikit, maka perusahaan akan untung.

·         Pandangan Dinamis : Pesaing dengan segala upaya akan menerobos masuk.

d.      Saku tebal.

·         Pandangan Statis : Dengan sumberdaya modal besar, bisa unggul.

·         Pandangan Dinamis : Bila merger, dapat mengalahkan yang bermodal besar.

Peranan SDM untuk mewujudkan organisasi belajar.

Perlu sumberdaya manusia yang berkualitas.  Untuk itu perlu organisasi belajar.  Organisasi belajar adalah organisasi yang secara terus menerus mengembangkan pengetahuannya sehingga untuk menciptakan masa depan yang lebih baik.

Ciri-Ciri Organisasi Belajar :

a.       Memandang ketidakpastian lingkungan sebagai kesempatan.

b.      Menciptakan pengetahuan baru.

c.       Antusias terhadap perubahan.

d.      Mendorong rasa tanggungjawab.

e.       Mendorong para manajer untuk menjadi pembimbing.

f.       Memiliki visi, misi, dan nilai-nilai yang dipahami.

g.      Mempunyai hal-hal yang tidak diduga atau tidak diharapkan sebagai kesempatan untuk belajar.

Faktor-faktor pendukung organisasi belajar :

a.       Penguasaan individu.

      Metode-metode ilmiah, bereksperimen.

b.      Pembelajaran dalam kelompok.

c.       Visi bersama.

d.      Budaya pembelajaran dalam organisasi.

e.       Struktur dan sistem yang mendukung.

2.      Budaya Perusahaan :

Budaya perusahaan adalah suatu nilai-nilai, filosofi, kepercayaan yang menjadi pedoman anggota organisasi dalam menghadapi masalah sehingga semua anggota menerima filosofi itu sebagai sebagai dasar tindak dan perilaku.

Tingkatan budaya perusahaan :

a.       Artifak.

b.      Nilai-nilai yang didukung.

c.       Asumsi dasar.

Adalah hal-hal yang dapat dilihat atau dirasakan.

Karakteristik budaya perusahaan :

a.       Inisiatif individual.

b.      Toleransi terhadap resiko.

c.       Arah.

d.      Integrasi.

e.       Dukungan Manajemen.

f.       Pengawasan.

g.      Identitas.

h.      Sistem imbalan.

i.        Toleransi terhadap konflik.

j.        Pola komunikasi.

Pengaruh Budaya terhadap Kinerja Perusahaan.

Ada 3 teori yang berkaitan dengan pengaruh budaya terhadap kinerja perusahaan, yaitu :

a.       Budaya dianggap kuat jika nilai-nilainya sudah terinternalisasi dan dipegang teguh anggota organisasi.

b.      Kinerja akan kuat jika budaya sesuai konteksnya.

c.       Budaya adaptif mampu meningkatkan kinerja yang lapang.

Manfaat budaya perusahaan :

a.       Mengarahkan sumber daya manusia dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

b.      Meningkatkan kekompakan tim.

c.       Membentuk dan memperbaiki perilaku.

d.      Meningkatkan motivasi.

Merubah budaya perusahaan.

a.       faktor-faktor pendorong suatu perusahaan merubah budaya :

·         Terjadinya krisis yang dramatis.

·         Penggabungan perusahaan.

·         Penggantian pimpinan.

·         Kondisi internal yang tidak kondusif.

b.      Cara mencapai perubahan budaya perusahaan :

·         Melakukan analisis budaya.

·         Melakukan penjelasan tentang rencana perubahan.

·         Menunjuk kepemimpinan.

·         Memprakarsai reorganisasi.

·         Melakukan dukungan untuk budaya baru.

Menata unsur-unsur budaya perusahaan.

Untuk menumbuhkan budaya dapat dengan menata unsur-unsur budaya perusahaan, yaitu :

a.       Sejarah perusahaan.

Dapat memahami akar perusahaan sehingga nilai-nilai utama tetap terpelihara.

b.      Heroes.

Sosok atau figur kepahlawanan untuk dijadikan motivasi.

b.      Slogan.

Untuk mengekspresikan kondisi perusahaan.  Misalnya slogan Perum Pegadaian adalah “mengatasi masalah tanpa masalah”.  Ini untuk menunjukkan bahwa di Pegadaian, masalah dapat diselesaikan tuntas.

c.       Simbol.

Misalnya : Gudang Garam simbolnya pintu terbuka.  Ini untuk menunjukkan kerja keras yang tidak pernah henti.

d.      Ritual dan upacara.

Ritual dan upacara untuk perayaan tertentu dapat untuk menumbuhkan budaya.

3.      Manajemen Multi Budaya :

Alasan pentingnya multi budaya :

a.       Beragamnya orang di berbagai negara.

b.      Arus globalisasi.

c.       Proses produksi yang berorientasi efisiensi, sehingga menimbulkan perusahaan multinasional.

d.      Degradasi lingkungan sehingga perusahaan harus mencari lokasi baru.

e.       Beragamnya segmen pasar yang dilayani.

f.       Menurunnya tingkat kelahiran di negara maju sehingga SDM diambil dari negara berkembang.

Manajer berwawasan global.

a.       Berpikir melampaui persepsi lokal.

b.      Siap dengan pemikiran baru.

c.       Siap Menyesuaikan diri dengan lingkungan.

d.      Bekerja efektif dalam lingkungan multinasional/multibudaya.

e.       Menciptakan skenario masa depan yang optimistik dan dapat diwujudkan.