INISIASI 1 Manajemen

INISIASI 1

Para mahasiswa yang budiman.

Materi inisiasi 1 kita adalah menyangkut Konsep Dasar Manajemen.  Bahan dasar dari materi inisiasi ini diambil dari Buku Materi Pokok (BMP) EKMA 4116 Manajemen. Pemberian materi inisiasi ini bersifat untuk menambah, meringkas, dan juga memberikan penguatan atas materi dari BMP untuk membantu pembelajaran mahasiswa.  

Di akhir materi inisiasi ini diberikan pertanyaan untuk didiskusikan bersama.  Dalam forum diskusi, silakan para mahasiswa untuk mengajukan pendapat, komentar, atau juga pertanyaan jika ada yang belum dipahami. 

Untuk itu diharapkan peran aktif mahasiswa dalam diskusi online ini.  Selamat belajar dan selamat mengikuti tuton.  

KONSEP DASAR MANAJEMEN

1.      Pengertian Manajemen

Ada beberapa definisi mengenai manajemen yang diberikan oleh para ahli.  Robbins dan Coulter (1999) menyebutkan manajemen adalah proses pengkoordinasian dan pengintegrasian kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efektif dan efisien melalui orang lain.  2 kata penting yang saling terkait di sini adalah pengkoordinasian orang lain dan efektif efisien.  Pengkoordinasian orang lain artinya melibatkan orang lain, sedangkan efektif dan efisien untuk menunjukkan berdaya guna dan berhasil guna.  Pengkoordinasian orang lain tidak berarti kegiatan tidak dapat dilakukan sendiri, hanya saja dalam pertimbangan efektifitas dan efisiensi, perlu pelibatan orang lain.  Lalu untuk dapat tercapai secara optimal pelibatan tersebut, perlu dikelola atau ada proses atau upaya pengkoordinasian yang disebut manajemen.

Ahli-ahli lain juga memberikan definisi yang kurang lebih sama.  Gibson, Donelly, dan Ivancevich (1996) menyebutkan manajemen adalah proses yang dilakukan seorang atau beberapa orang untuk mengkoordinasikan aktifitas orang lain untuk mencapai hasil-hasil yang tidak dapat dicapai oleh orang itu sendiri.  Follet dalam Stoner dan Wankel (1986), menyebutkan bahwa manajemen adalah seni untuk melakukan sesuatu melalui orang lain.  Kemudian Siagian dalam Dadang dan Sylvana (2007) mengemukakan bahwa manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu dalam rangka pencapaian tujuan melalui orang lain.

Manajemen merupakan suatu ilmu dan juga suatu seni.  Sebagai suatu ilmu, manajemen harus memiliki landasan keilmuan yang kokoh. Sebagai seni, maka manajemen dipraktekkan berdasarkan keterampilan yang diterapkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

Dari batasan-batasan tersebut, dapat dikatakan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni yang mempelajari bagaimana mengelola manusia melalui orang lain.

2.      Fungsi-fungsi Manajemen

Robbins dan Coulter (1999) menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan.

·         Perencanaan

Mencakup pendefinisian tujuan, penetapan strategi, dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan. 

·         Pengorganisasian

adalah menentukan tugas apa saja yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas-tugas dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan pada tingkat mana keputusan harus dibuat.

·         Kepemimpinan

meliputi kegiatan-kegiatan memotivasi bawahan, mengarahkan, menyeleksi saluran komunikasi yang paling efektif, dan memecahkan konflik. 

·         Pengendalian

meliputi pemantauan kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa semua orang mencapai apa yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpangan-penyimpangan yang ada.

3.      Peran Manajemen

Peran manajemen di sini dapat dilihat dari peran seorang manajer dalam organisasi.  Organisasi dan manajemen adalah 2 bidang yang terkait erat.  Organisasi untuk berhasil memerlukan manajemen yang baik, dan manajemen tersebut dikelola oleh seorang manajer.  Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang memiliki tujuan yang sama.

Peran manajer menurut Mintzberg dalam Robbins dan Coulter (1999) adalah peran antar pribadi, peran informasi, dan peran memutuskan, dengan penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut :

• Peran antar pribadi      : Peran-peran yang melibatkan kegiatan-kegiatan simbolis

                                            (figure head), pemimpin, dan penghubung.

• Peran informasi           : Peran yang meliputi kecepatan-kecepatan memantau,

                                            menyebarkan, dan juru bicara.

• Peran memutuskan      : Peran yang meliputi kewirausahawan, penanganan

  gangguan, pengalokasi sumber daya.

4.      Jenis-Jenis Manajer dan Keterampilan Manajer

Jenis-jenis atau tingkatan manajer menurut Robbins dan Coulter (1999) adalah :

·         Manajer lini pertama   : Manajer tingkat paling rendah.  Para manajer ini sering

                                                  disebut penyelia, manajer kantor, manajer departemen.

• Manajer menengah      : Mencakup semua tingkat manajemen antara tingkat

                                                  penyelia dan tingkat puncak.  Misalnya kepala bagian,

                                                  kepala biro, manajer pabrik, manajer devisi, general

                                                  manajer, dekan.

• Manajer puncak           : Manajer yang bertanggung jawab atas pengambilan

               Keputusan organisasi.  Misalnya presiden direktur, CEO,

   COO, presiden komisaris.

Perbedaan tingkatan manajemen mempengaruhi fungsi manajemen yang dilakukan, di mana ada 2 fungsi manajemen yaitu manajemen administratif dan manajemen operatif. 

• Semakin rendah jabatan, maka lebih banyak mengerjakan fungsi manajemen operatif. 
• Semakin tinggi jabatan, lebih banyak menggunakan fungsi administratif. 

Menurut Stoner dan Hankel (1986), ada 3 tingkat keterampilan manajer, yaitu keterampilan teknis, keterampilan manusiawi, dan keterampilan konseptual dengan penjelasan masing-masing sebagai berikut :

1.      Keterampilan teknis                : kemampuan menggunakan alat-alat, prosedur, dan

  teknik suatu bidang yang khusus.

2.      Keterampilan manusiawi         : Kemampuan untuk bekerja dengan orang lain.

3.      Keterampilan konseptual        : kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan

                                      memadukan semua kepentingan dan kegiatan

                                                              organisasi.

Bagi manajer lini pertama, bobot yang terbesar adalah keterampilan teknis diikuti keterampilan manusiawi lalu keterampilan konseptual.   Semakin ke arah manajer puncak, bobot terbesar adalah keterampilan konseptual, diikuti keterampilan manusiawi, dan keterampilan teknis.

5.      Kemampuan Manajerial

Kemampuan manajerial adalah kemampuan manajer dalam mengatur, mengkoordinasikan, dan menggerakkan para bawahan ke arah pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh organisasinya.  Kemampuan manajerial lahir dari proses pembelajaran.  Kegagalan mengoptimalkan kemampuan manajer ini disebabkan sebagai  berikut :

• Manajer kurang mampu memahami kinerja yang diharapkan dari posisinya.
• Kurang memahami peran manajerial yang diembannya.
• Tidak menguasai keterampilan manajerial.
• Tidak mampu memotivasi bawahan.

Untuk itu ada 10 langkah pengoptimalan kinerja manajer yaitu : (Dadang dan Sylvana, 2007)

·         Pekerjaan yang menarik.

• Kesejahteraan memadai.
• Keamanan bekerja.
• Penghayatan terhadap pekerjaan.
• Suasana kerja yang baik.
• Promosi dan perkembangan diri mereka sejalan dengan kompetensi dan kontribusi. 
• Pengertian dan simpati atas masalah pribadi.
• Merasa terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok kerja.
• Kesetiaan manajer pada bawahan.
• Selalu disiplin dalam bekerja.

6.      Manajemen Global

Manajemen global adalah manajer yang memiliki karakteristik fleksibel dalam arti dapat mengikuti perkembangan dan juga efisien dalam pemanfaatan sumber daya.  Global artinya berpandangan luas yaitu skala internasional.  Untuk arus globalisasi yang deras saat ini, dituntut peran manajer yang berwawasan global agar tidak tertinggal dalam perkembangan kegiatan.

PERKEMBANGAN DAN SEJARAH KONSEP MANAJEMEN

Konsep dasar manajemen sendiri mengalami perkembangan sepanjang sejarah yang tidak terlepas dari para ahli manajemen.  Secara umum perkembangan teori manajemen dapat dibagi 4 yaitu :

·         Manajemen ilmiah (1870 – 1930)

·         Manajemen klasik (1900 – 1940)

·         Manajemen hubungan manusiawi (1930 – 1940)

·         Manajemen modern (1940 – sekarang).

1.      Teori Manajemen Ilmiah

Pelopornya adalah Fredrik Taylor, Frank dan Lilian Gilbreth, Henry Grant, Harrington Emerson.  Teori manajemen ilmiah lahir dari adanya kebutuhan untuk menaikkan produktifitas.  Di Amerika Serikat, di awal abad ke 20 tenaga terampil tidak banyak.  Sehingga perlu dicari cara menaikkan efisiensi.  Misalnya apakah suatu pekerjaan dapat digabungkan atau dihilangkan, dan lain-lain upaya efisiensi.  Dalam upaya-upaya itu, Fredrik Taylor, yang sering disebut Bapak manajemen ilmiah, menyusun sekumpulan prinsip yang merupakan inti manajemen ilmiah.  Prinsip-prinsip itu diringkas sebagai berikut :

1. Mengganti cara tidak teratur dengan ilmu pengetahuan yang sistemastis.
2. Mengusahakan keharmonisan dalam gerakan kelompok.
3. Mencapai kerjasama manusia, bukan individualisme.
4. Menghasilkaan output yang maksimal, bukan output yang terbatas.
5. Mengembangkan pekerja sampai taraf setinggi-tingginya untuk kesejahteraan maksimum mereka sendiri.

Pendukung pendekatan ilmiah lain adalah Frank dan Lilian Gilbreth yang merupakan pelopor studi waktu, sebagai ilmu yang menganalisis tugas sampai pada gerak fisik dasar.  Diharapkan agar gerak tidak dihambur-hamburkan dan dihemat serta lancar  sehingga produktifitas kerja meningkat.  Dalam konsep Gilbreth, gerakan dan kelelahan saling berkaitan.  Dengan kamera film ia berusaha mencari gerakan paling menghemat untuk setiap pekerjaan, dengan demikian menaikkan prestasi dan mengurangi kelelahan.

Kelebihan Manajemen Ilmiah :

Dapat diterapkan pada berbagai macam kegiatan organisasi, disamping organisasi industri.  Teknik efisiensi dari manajemen ilmiah seperti studi waktu dan gerak, menyadarkan bahwa pekerjaan dapat dibuat efifisan dan masuk akal.

Kelemahan Manajemen Ilmiah :

Manajemen ilmiah lebih berfokus pada manusia itu rasional untuk memperoleh material, tetapi kurang memperhatikan segi-segi sosial para pekerja.

2.      Teori Manajemen Klasik

Pelopornya adalah Henry Fayol, James D. Mooney, Mary Parker Follet, Herberd Simon, Chester I. Banard. Manajemen klasik timbul dari kebutuhan akan pedoman untuk mengelola organisasi yang kompleks, misalnya sebuah pabrik.  Manajemen itu tidak dilahirkan, tetapi dapat diajarkan, asalkan prinsip-prinsip mendasari dan teori umum manajemen dapat diterapkan.  Menurut Fayol (Robbins dan Coulter, 1999), manajemen adalah sebuah kegiatan umum dari semua usaha manusia dalam bisnis, pemerintahan, dan rumah tangga.  Ia mengungkapkan ada 14 prinsip manajemen yang merupakan kebenaran universal yang merupakan prinsip umum manajemen, yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Otoritas
3. Tata tertib
4. Kesatuan komando
5. Kesatuan arah
6. Subordinasi kepentingan-kepentingan individu terhadap kepentingan umum
7. Balas jasa
8. Sentralisasi
9. Rantai skalar / hirarki
10. Tatanan
11. Kesamaan
12. Kemantapan para karyawan dalam pekerjaannya
13. Inisiatif
14. Semangat korps.

Fayol juga membagi perusahaan dalam 5 bidang kegiatannya, yaitu teknis (produksi), komersial (pemasaran), keamanan, akuntansi, dan manajerial.

Para ahli teori manajemen klasik dibatasi oleh pengetahuan pada zamannya, namun banyak dari teori klasik itu tetap bertahan sampai sekarang.  Manajemen klasik masih diterima sampai sekarang, karena membuat pemisahan kerja.

Kelebihan Manajemen Klasik :

Manajemen klasik mebuat pemisahan bidang-bidang utama praktek para manajer, sehingga sampai sekarang masih dapat diterima oleh para manajer praktisi (praktek).

Kekurangan Manajemen Klasik :

Dalam organisasi modern yang kompleks seperti sekarang, manajemen klasik dianggap terlalu umum.  Di manajemen modern, terkadang garis wewenang agak kabur.  Saat ini terkadang teknisi bisa mendapat perintah dari manajer pabrik (atasan dari atasan teknisi (mandor)).  Ini membuat pertentangan antara prinsip pembagian kerja dan kesatuan perintah.

3.      Manajemen Hubungan Manusiawi

Pelopornya adalah Hawthorn studies, Elton Mayo, Fritz Roethlisberger, dan Hugo Munsterberg.  Teori hubungan manusia adalah teori yang menggambarkan cara-cara bagaimana manajer berhubungan dengan bawahannya.  Aliran ini muncul karena manajer mendapati bahwa pendekatan klasik tidak dapat dicapai dengan keserasian sempurna.  Masih terdapat kesulitan di mana bawahan tidak selalu mengikuti pola tingkah laku yang rasional dan dapat diduga.  Perlu ada upaya untuk meningkatkan hubungan antar manusia agar organisasi lebih efektif.  Aliran ini untuk memperkuat aliran klasik, yaitu dengan menambahkan wawasan sosial dan psikologi.

Kalau ‘manajemen manusia’ mendorong kerja yang lebih baik dan lebih keras, itu berarti hubungan antar manusia dalam organisasi itu baik.  Hawthorn studies mengatakan yang penting diperhatikan untuk meningkatkan produktifitas adalah faktor perilaku manusia dan sosial.  Pekerja akan bekerja lebih keras kalau mereka yakin bahwa supervisor memberi perhatian kepada mereka.

Sejalan dengan Hawthorn studies, menurut Hugo Munstenberg, produktifitas dapat ditingkatkan dengan  3 jalan :

1. Menemukan orang yang terbaik.
2. Menciptakan kondisi psikologis dan pekerjaan yang terbaik.
3. Menggunakan pengaruh psikologis untuk mendorong karyawan.

Kelebihan Manajemen Hubungan Manusiawi :

Perhatian pada keterampilan manajemen manusia semakin ditingkatkan disamping keterampilan teknis manusia, karena penekanan pada hubungan sosial.

Kelemahan Manajemen Hubungan Manusiawi :

Peningkatan kondisi kerja dan peningkatan kepuasan kerja tidaklah menghasilkan kenaikan produktifitas sedramatis yang diperkirakan.  Peningkatan produktifitas dipengarahui oleh banyak faktor antara lain teknologi, efisien, semangat kerja, dan lain-lain.

4.      Manajemen Modern

Pelopornya adalah Abraham Maslow, Chris Argyris, Douglas Mc Gregor, Edar Schien, David Mc Cleland, Robert Blake and Jane Mouton, Ernest Dale, Peter Drucker dan ahli-ahli manajemen operasi/manajemen sains.  Manajemen modern adalah perluasan manajemen ilmiah.  Manajemen modern mulai berkembang sejak tahun 1940 an dan banyak menggunakan manajemen sains atau manajemen operasi atau riset operasi sebagai pendekatan ilmu manajemen, yang banyak menggunakan ilmu matematika, fisika, untuk memecahkan masalah oprasional.  Pada awalnya ilmu manajemen operasi digunakan dalam ilmu kemiliteran dalam hal-hal operasional militer.  Tujuan dari manajemen sains/manajemen ilmu adalah untuk memberikan landasan kuantitatif dalam pengambilan keputusan (Gibson, Donelly, Ivancevich, 1996).

Dalam manajemen modern, konsep manajemen dibagi menjadi :

1. Manajemen berdasarkan hasil.
2. Manajemen berdasarkan tanggungjawab sosial.
3. Manajemen berdasarkan sasaran.
4. Manajemen berdasarkan pengecualian.
5. Manajemen terapan.

Kelebihan Manajemen Modern :

Banyak digunakan dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari meliputi penganggaran modal, perencanaan produk, manajemen persediaan, penjadwalan, metode antrian, transportasi.

Kelemahan Manajemen Modern :

Konsep manajemen modern sulit dipahami karena perhitungannya yang sulit.