TUGAS 1 KOMUNIKASI BISNIS

1. Coba Anda sebutkan dan jelaskan syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik. Jawab : Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik antara lain : 1. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya 2. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun. 3. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan. 4. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam. Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini : a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft) b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : 1) Jelas ejaannya,menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris) 2) Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat. 3) Menggunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula. Menurut penerapan dalam bahasa Indonesia, surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain: a. Jelas Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri b. Benar Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku. c. Sopan Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun. d. Singkat/tidak terlalu bertele-tele Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar. e. Lengkap Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat. f. Menarik Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca. 2. Coba Anda cari definisi-definisi komunikasi menurut beberapa ahli dan coba Anda simpulkan Jawab : Menurut para ahli definisi komunikasi seagai berikut: a. James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989) Komunikasi ialah satu cara manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud b. Keith Davis Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari orang ke orang lain. c. Chester I barnard Komunikasi adalah alat dimana orang-orang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum. d. Koontz O’Donnell Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari suatu orang ke orang lain. e. Fiske (2004:8-9) yakni komunikasi sebagai penyampaian atau transmisi pesan yang disebut mazhab “proses” dan komunikasi sebagai pembuatan dan pertukaran makna yang disebut sebagai mazhab “semiotika”. f. Deddy Mulyana (2005a:61) menyebutkan adanya tiga kerangka pemahaman atas komunikasi yaitu (1) komunikasi sebagai tindakan satu arah, (2) komunikasi sebagai interaksi, dan (3) komunikasi sebagai transaksi. Sedangkan secara umum komunikasi merupakan sebuah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat tersebut. Dengan komunikasi diharapkan akan terperoleh titik kesamaan fikiran. Kemungkinan jika salah atau kurang sempurnanya penyampaian akan mencegah hal yang tidak sepandannya dalam sebuah organisai. Jadi dapat disimpulkan : a. komunikasi adalah proses interaksi antar manusia dengan cara sedemikian rupa yang bertujuan untuk mendapatkan suatu informasi untuk kesepakatan bersama mengenai gagasan, pemikiran dan informasi yang dianggap sumbang menjadi persetujuan kedua belah pihak. b. komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu orang ke yang lain meliputi gagasan,informasi,pemikiran,pengetahuan dengan mengunakan atau tanpa media dengan tujuan tertentu. 3. Coba jelaskan beberapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain, yaitu usia, taraf ekonomi, latar belakang pendidikan/pekerjaan, budaya, kedekatan, harapan dan kebutuhan pembaca. Jawab: faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain antara lain : a. usia Faktor usia mempengaruhi didalam kehidupan sosialisasi bermasyarakat kita harus selalu menjaga sikap, perkatan maupun perilaku yang sopan kepada orang yang lebih tua dengan diri kita. b. taraf ekonomi Ekonomi setiap orang berbeda-beda kita harus selalu menghargai,menolong dan membantu orang lain yang membutuhkan pertolongan kita. c. Latar belakang pendidikan Perbedaan dari bangku pendidikan mempengaruhi dalam hal empati terhadap orang lain, dikarenakan pola berfikir yang berbeda dengan tingkatan yang dienyamnya. d. budaya Sebagai manusia kita tentu akan terlibat bersama orang lain dalam kehidupan sosial kita dan dalam suku,ras maupun budaya yang berbeda. Oleh sebab itu kita dengan komunikasi dapat saling menghargai,mengenal dan belajar dengan orang lain dari perbedaan budaya tersebut. e. kedekatan Dengan adanya komunikasi yang baik antar orang lain dapat menciptakan rasa empati,mau menolong,membantu dan memberikan solusi atau masukan kepada orang lain yang membutuhkan motivasi dari kita. f. harapan Dengan rasa empati kepada orang lain terciptalah harapan untuk membangun dapat meringankan beban / masalah yang dialami orang laen baek dengan menghibur maupun memberikan jalan keluar akan masalah yang dialaminya. g. Kebutuhan pembaca Dengan tulisan dari kita dapat berempati dengan apa yang dirasa dan diderita tokoh sehingga kita dapat menghayati bahkan air mata jatuh tak terasa dibawah kesadaran kita.pemahaman akan empati ini dipengaruhi seberapa porsi kita membaca dan dapat mengambil pesan amanat dari bacaan tersebut.