TUGAS 1 AUDIT SDM

1. Audit SDM memiliki beberapa pendekatan, jelaskan! JAWAB: Audit SDM menurut Wether dan Davis memiliki beberapa pendekatan antara lain : a. Pendekatan komparatif Dalam pendekatan ini, obyek audit dibandingkan dengan suatu standar tertentu yang merupakan kondisi ideal atau kondisi yang diharapkan. Standart berasal dari teori yang sudah dianggap benar atau bisa juga dari benchmarking terhadap perusahaan atau organisasi lain yang dianggap sebagai best practices dalam pengelolaan SDM industrinya. b. Pendekatan otoritas luar Audit SDM bisa dilakukan oleh atau mengacu pada pihak luar yang berwenang seperti pemerintah atau asosiasi industry. Terkait dengan industry penerbangan misalnya, ada beberapa standart yang terkait dengan pengelolaan sumber daya perusahaan, misalnya rasio jumlah cabin crew dengan penumpang atau dengan ground staff. c. Pendekatan statistik Pendekatan statistic juga dapat digunakan dalam Audit SDM. Dalam pendekatan ini, tentu auditor harus memahami dan menguasai cara atau metode pengambilan sampel sampai dengan pengolahan dan analisis data. Pendekatan statistic bisa digunakan dalam Audit kepuasan kerja, audit tingkat keluar masuknya ( turn over ) pegawai, perencanaan SDM dan sebagainya. d. Pendekatan kekuatan terhadap kebija kan dan peraturan Pendekatan ketaatan terhadap kebijakan dan peraturan merupakan salah satu pendekatan yang popular dalam audit SDM. Dalam pendekatan ini, obyek audit dibandingkan dengan kebijakan dan peraturan yang ada baik kebijakan dan peraturan internal perusahaan maupun eksternal. Pendekatan ini dapat digunakan untuk melihat ketaatan praktek pengelolaan SDM terhadap SOP yang ada mulai dari perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi pelatihan dan pengembangan karier, penilaian kinerja, sampai pada kompensasi atau balas jasa. Audit SDM juga dapat mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku seperti upah minimum, struktur dan skala gaji, serikat pekerja, keselamatan dan kesehatan kerja, dan sebagainya. e. Pendekatan management by Obyektif ( MBO ) Pendekatan management by obyektif (MBO) dalam unit SDM dilakukan untuk membandingkan obyek audit dengan tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini umumnya terbagi dalam efektifitas dan efisiensi pengelolaan SDM. Dalam hal efisiensi, misalnya yang umum dilakukan adalah dengan membandingkan realisasi biaya SDM dengan anggaran. Sedangkan terkait efektivitas, misalnya audit SDM dilakukan untuk menilai kecepatan pengisian suatu lowongan pekerjaan, gap kompetensi karyawan, evaluasi keberhasilan pelatihan, dan sebagainya. Pendekatan ini tentu saja hanya dapat digunakan apabila perusahaan sudah menetapkan target yang akan menjadi acuan pelaksanaan audit SDM. 2. Jelaskan mengenai instrumen riset dalam audit SDM! JAWAB: Beberapa instrument dalam audit SDM diantaranya: a. Analisis Dokumen Analisis dokumen yang dapat dilakukan antara lain dengan meneliti berbagai dokumen terkait pengelolaan SDM perusahaan seperti uraian dan spesifikasi jabatan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja, SOP rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan, formulir penilaian kinerja, dan sebagainya. Analisis dokumen bahkan sudah bisa dilakukan sejak investigasi awal. Dengan menganalisis dokumen yang ada, auditor dapat menemukan kekurangan atau potensi masalah yang mungkin terjadi dalam pengelolaan SDM. Tentu saja, hasil analisis dokumen ini masih perlu diklarifikasi oleh auditee untuk meminta penjelasan dan analisis lebih lanjut. Namun demikian, auditor bisa saja sudah menghasilkan temuan atau bahkan kesimpulan awal setelah menganalisis dokumen yang ada. Hal ini, dimungkinkan apabila auditor memiliki kompetensi yang memadai dan memiliki jam terbang atau pengalaman yang cukup dalam melakukan audit. b. Wawancara Wawancara merupakan cara yang sangat efektif untuk mendapatkan informasi atau mengklarifikasi temuan yang dihasilkan dari analisis dokumen. Wawancara dapat dilakukan terhadap manajer SDM, professional SDM yang menangani aktivitas manajemen SDM tertentu seperti staff bagian rekrutmen dan seleksi, atau staf yang menangani pelatihan. Wawancara untuk menggali informasi bisa juga dilakukab terhadap manajer lini atau karyawan biasa. Yang harus diperhatikan oleh auditor dalam melakukan wawancara adalah mewawancara orang atau sumber informasi yang tepat, dapat member informasi yang dibutuhkan dalam melakukan audit. Jabatan informan yang lebih tinggi tidak menjamin bahwa informasi yang diberikan akan memadai, terutama apabila informasi yang dibutuhkan bersifat rinci atau detail. Prinsip komunikasi atau wawancara secara umum dapat diterapkan dalam proses audit SDM, seperti membangun rapport dengan interviewee, menjelaskan maksud dan tujuan wawncara, melakukan probing, dan sebagainya. Auditor disarankan unuk menginformasi terlebih dahulu mengenai jadwal dan materi wawancara, terutama apabila auditor meminta interviewee untuk menyiapkan berbagai laporan atau dokumen yang dibutuhkan terlebih dahulu. Auditor harus merekam, setidaknya membuat catatan atas berbagai informasi yang dikemukakan dalam wawancara, dan meminta konfirmasi dari interviewee atas wawancara yang telah dilakukan. c. Analisis historis Analisis terhadap data historis dapat dilakukan dalam Audit SDM, misalnya dengan membandingkan selection rasio untuk jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan, atau jumlah jam pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir. Berbagai data historis ini bisa didapatkan melalui data sekunder berupa laporan yang ada, atau berupa data primer melalui survey dan atau wawancara. Data historis tersebut mungkin saja tidak tersedia secara langsung namun harus diolah terlebih dahulu baru dilakukan analisis. d. Survey Auditor juga dapat melakukan survey, misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja karyawan atau survey manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM. Survey dengan menggunakan kuesioner ini menawarkan beberapa keuntungan dalam audit SDM . keuntungan utama dari kuesioner adlah auditor mendapatkan informasi yang banyak dalam waktu dan biaya yang relative kecil. Selain itu, informasi dapat dengan mudah di tabulasidan diolah karena bentuk pertanyaan yang seragam. Meskipun demikian, survey dengan menggunakan kuesioner juga memiliki kelemahan dimana informasi yang diperoleh mungkin tidak mendalam sehingga auditor perlu melakukan klarifikasi atau verivikasi lebih lanjut. Hal yng harus diperhatikan adalah dalam menyusun kuesioner dimana bahasa yang digunakan harus disesuaikan dan dapat dimengerti oleh responden yang ditargetkan. Selain itu, pemilihan responden dan distribusi kuesioner juga penting untuk dilakukan. e. Eksperimen Audit SDM dapat juga dilakukan dengan melalui eksperimen, misalnya dengan menerima calon karyawan yang hasil psikotesnya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan validitas alat test yang digunakan. Pelatihan dengan menggunakan metode atau vendor yang berbeda dapat juga dilakukan untuk mengetahui efektifitas masing-masing metode atau vendor pelatihan tersebut. Pada prinsipnya, eksperimen dilakukan dengan melibatkan obyek atau kelompok yang mendapat treatment tadi dapat dibandingkan antara kedua kelompok tersebut. Eksperimen dalam audit SDM harus dilakukan dengan sangat hati-hati mengingat eksperimen ini dilakukan terhadap manusia. Dari kelima instrument riset yang telah diuraikan diatas, umumnya yang paling sering digunakan oleh peneliti selain analisa dokumen adalah survey dengan angket (kuesioner) yang kemdian ditindak lanjuti dengan wawancara.