INTEGRASI RANTAI PASOK
Saudara mahasiswa, pada inisiasi 8 ini kita akan mempelajari mengenai integrasi rantai pasok. Seperti talah Anda pelajari pada bagian sebelumnya bahwa suatu sistem rantai pasok memerlukan banyak pihak yang tentu saja membutuhkan kerja sama diantara mereka. Kerja sama sama dengan berbagai pihak dan berbagai departemen dalam perusahaan tersebut melibatkan mulai dari pemasok sampai dengan distributor dan konsumen. Dalam setiap perusahaan yang menghasilkan produk atau jasa, penting halnya melakukan identifikasi partner yang mampu melakukan penjualan dan pengiriman produk akhir kepada konsumen dengan sukses. Mengidentifikasi partner dagang utama membuat perusahaan fokus pada pengelolaan waktu dan sumber daya dalam membina hubungan yang penting dengan beberapa perusahaan. Pengelolaan ini merupakan proses yang akan membuat kinerja rantai pasok menjadi baik. Di samping itu, bisnis pendukung juga akan memberikan pengaruh dalam keberhasilan manajemen rantai pasok.
Struktur jaringan partner dagang utama tergantung pada lokasi perusahaan dalam rantai pasok, apakah dekat dengan pemasok, dekat dengan konsumen akhir, atau diantara keduanya. Pemetaan jaringan terhadap partner dagang utama harus dilakukan untuk membantu perusahaan memutuskan bisnis mana yang akan dimasukkan kedalam manajemen rantai pasok.
STRATEGI DENGAN TUJUAN PROSES UTAMA RANTAI PASOK
Identifikasi partner dagang harus pula diimbangi dengan pengelolaan proses rantai pasok yang tepat yang memerlukan strategi yang tepat pula. Pada dasarnya, manajemen harus melakukan identifikasi pada strategi utama rantai pasok yang berhubungan dengan produk dan jasa yang disediakan. Jika sebuah produk akhir bersaing berdasarkan kualitasnya, maka anggota dalam rantai pasok tersebut harus menggunakan strategi yang konsisten dengan memberikan produk dengan kualitas terbaik, begitu pula dengan harga yang kompetitif dan tingkat pelayanan yang baik. Strategi tersebut kemudian diwujudkan dalam kebijakan fungsional internal berkaitan dengan pembelian dan pemasok yang digunakan, tata letak pabrik dan proses produksi, desain produk, model transportasi, garansi dan penawaran jasa pengembalian, metode pelatihan karyawan, teknologi informasi yang digunakan, dan jumlah karyawan outsourcing yang diperlukan. Pada setiap bagian tersebut, kebijakan seharusnya dapat membantu strategi yang berorientasi kualitas dalam rantai pasok.
Sama halnya jika produk akhir bersaing berdasarkan harga, maka strategi dan kebijakan fungsional pada setiap anggota dalam rantai pasok harus mempunyai tujuan untuk mencapai biaya rendah sepanjang produksi dalam rantai pasok. Dalam persaingan, terjadi perubahan teknologi dan kebutuhan konsumen yang mengakibatkan manajemen harus mengatur rantai pasok dan strategi internal untuk mampu tetap bersaing.
Manajer perlu mengidentifikasi proses utama yang menghubungkan setiap partner utama dalam rantai pasok dan membuat tujuan proses untuk meyakinkan bahwa penggunaan sumber daya dilakukan secara efektif untuk mendukung strategi produk akhir secara keseluruhan. Proses utama dan metode yang digunakan untuk integrasi dan mengelola hubungan proses diantara partner rantai pasok akan berubah berdasarkan struktur internal setiap perusahaan, keadaan ekonomi pasar, dan keadaan hubungan yang ada dalam rantai pasok.
Berikut ini tabel yang menunjukkan kunci utama proses bisnis rantai pasok.
Tabel 8.1. Kunci Utama Proses Bisnis Rantai Pasok
8 Kunci Utama Proses Bisnis Rantai Pasok
Customer Relationship Management Mengidentifikasi segmen konsumen, menciptakan produk dan jasa yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan konsumen, mengukur profitabilitas konsumen dan efek perusahaan pada konsumen
Customer Service Management Memberikan informasi kepada konsumen seperti tersedianya produk, waktu pengiriman, status pemesanan, dan pelaksanaan persetujuan produk dan jasa
Demand Management Menyesuaikan permintaan konsumen dengan kapasitas output perusahaan, peramalan permintaan, koordinasi dengan produksi, pembelian dan distribusi
Order Fulfilment Memenuhi kebutuhan konsumen dengan menyelaraskan pemasaran, produksi dan perencanaan distribusi perusahaan
Manufacturing Flow Management Menentukan kebutuhan proses produksi untuk mendapatkan paduan yang tepat antara fleksibilitas dan kecepatan dalam memenuhi permintaan
Supplier Relationship Management Mengelola persetujuan produk dan jasa dengan pemasok, hubungan pekerjaan dengan pemasok utama
Product Development and Commercialization Mengembangkan produk baru dan memasarkan secara efektif, menggabungkan pemasok dengan konsumen kedalam proses untuk mengurangi waktu pemasaran
Returns Management Mengelola pengaturan produk yang digunakan, penarikan produk, kebutuhan pengemasan dan meminimalisasi pengembalian di masa yang akan datang
1. Manajemen Hubungan dengan Kosumen
Manajemen hubungan dengan konsumen mempengaruhi struktur perusahaan untuk mengembangkan dan mengelola hubungan tersebut. Kunci utama konsumen adalah kebutuhan mereka ditentukan, kemudian produk dan jasa dikembangkan untuk memenuhi kebutuhannya. Hubungan dengan konsumen tersebut disatukan dan diteruskan dengan pemberian informasi, peningkatan produk, delivery (pengiriman), kualitas dan biaya, pengembangan tujuan, serta meningkatkan kinerja dan profitabilitas untuk rekan kerja sesuai dengan persetujuan pembagian keuntungan. Perusahaan harus mengawasi efek dari upaya pengelolaan hubungan tersebut dari segi finansial dan kepuasan konsumen.
2. Manajemen Layanan Konsumen
Manajemen layanan konsumen merupakan apa yang diberikan kepada konsumen dan juga melakukan pengelolaan secara terus-menerus pada setiap produk dan jasa antara perusahaan dan konsumennya. Informasi yang diberikan dapat melalui website, interaksi personal, serta hubungan sistem informasi dan media cetak. Tujuan dan kebijakan dikembangkan untuk meyakinkan distribusi produk dan jasa kepada konsumen telah dilaksanakan dengan tepat, merespon dengan baik kesalahan dan keluhan atas produk dan jasa pengiriman, dan untuk memanfaatkan komunikasi secara efektif untuk mengkoordinasikan pengiriman produk, jasa dan informasi. Proses tersebut juga termasuk metode untuk mengawasi dan melaporkan kinerja customer service untuk membuat perusahaan mengerti usaha perluasan manajemen yang dilakukannya dapat mencapai tujuan.
3. Manajemen Permintaan
Manajemen permintaan merupakan penyeimbangan permintaan konsumen dengan kapabilitas output perusahaan. Kegiatan khusus dalam manajemen permintaan yaitu peramalan permintaan dan kemudian menggunakan beberapa cara untuk mengubah kapasitas melalui fungsi pembelian, produksi dan distribusi. Berbagai macam peramalan dapat digunakan, baik berdasarkan waktu, pengetahuan si peramal, kemampuan untuk mendapatkan informasi point-of-sale, dan penggunaan model peramalan yang ada dalam sistem ERP. Tahapan selanjutnya adalah menentukan bagaimana menyesuaikan permintaan dengan kapasitas produksi. Cadangan perencanaan harus siap digunakan ketika manajemen permintaan gagal atau ketika peramalan tidak akurat. Sistem pengukuran kinerja dapat digunakan untuk meningkatkan akurasi peramalan dan untuk mencapai kesuksesan dalam implementasi aktivitas manajemen permintaan.
4. Pemenuhan Pesanan
Proses pemenuhan pesanan merupakan serangkaian aktivitas perusahaan untuk memenuhi pesanan konsumen dan menyediakan tingkat pelayanan yang dibutuhkan dengan biaya pengiriman yang terendah. Oleh karena itu, proses pemenuhan pesanan harus diintegrasikan dengan pemasaran, produksi dan perencanaan perusahaan agar lebih efektif. Lebih khususnya, sistem distribusi perusahaan dirancang untuk memberikan tingkat pelayanan yang cukup, dan sistem produksinya harus dibuat untuk menghasilkan tingkat output yang dibutuhkan, dengan perencanaan pemasaran dan promosi yang mempertimbangkan output dan kemampuan pengiriman perusahaan tersebut. Permasalahan yang berhubungan dengan pemenuhan pesanan adalah lokasi pemasok, transportasi inbound dan outbound yang digunakan, lokasi fasilitas produksi dan pusat distribusi, serta sistem yang digunakan untuk memasuki, memproses, mengkomunikasikan, memilih, mengirimkan dan mendokumentasikan pesanan konsumen. Proses pemenuhan pesanan ini harus diintegrasikan dengan manajemen hubungan dengan konsumen, manajemen layanan konsumen, manajemen hubungan dengan pemasok dan manajemen pengembalian untuk memastikan kebutuhan konsumen dapat dipenuhi; tingkat pelayanan konsumen diperbaiki; pemasok membantu dalam meminimalisasi waktu siklus pemesanan; dan konsumen mendapatkan produk dengan kualitas terbaik.
5. Manajemen Aliran Perusahaan
Manajemen aliran perusahaan merupakan serangkaian kegiatan yang bertanggungjawab membuat produk aktual, mendirikan fleksibilitas perusahaan untuk melayani pasar dengan baik, dan merancang sistem produksi untuk memenuhi kebutuhan waktu siklus. Agar efektif, aktivitas manajemen perusahaan harus digabungkan dengan manajemen permintaan dan manajemen hubungan dengan konsumen, menggunakan kebutuhan konsumen sebagai input dalam proses. Adanya perubahan konsumen dan kebutuhannya, hal tersebut tentunya akan mengubah rantai pasok dan aliran perusahaan untuk mempertahankan kemampuan bersaing perusahaan.
Karakteristik perusahaan juga mempengaruhi kebutuhan pemasok. Misalnya, sebagai perusahaan manufaktur ukuran batch dan waktu tenggang perlu dikurangi yang menjadikan pengiriman dari pemasok menjadi lebih kecil dan sering dilakukan yang menyebabkan adanya perubahan pada interaksi pemasok dan hubungan dengan pemasok. Pentingnya sistem perencanaan bahan baku seharusnya menjadi petunjuk pelaksanaan hubungan dengan pemasok. Kebutuhan konsumen harus diwujudkan dalam kapabilitas produksi dan kebutuhan pemasok. Seperti proses lainnya, kinerja yang baik dapat digunakan untuk mencapai kapabilitas proses produksi untuk memenuhi permintaan.
6. Manajemen Hubungan dengan Pemasok
Manajemen hubungan dengan pemasok menggambarkan bagaimana perusahaan mengelola hubungannya dengan para pemasok. Perusahaan mengelola rantai pasok dengan mencari pemasok dengan kinerja yang baik dan saling menguntungkan. Perusahaan memfokuskan pada hubungan yang baik dengan pemasok dalam hal memenuhi biaya, kualitas, dan layanan konsumen untuk bahan baku, komponen dan produk. Untuk produk yang tidak pokok, perusahaan biasanya melakukan pelelangan, serta susunan penawaran atau katalog untuk memilih pemasok. Kegiatan dalam proses ini mencakup penyaringan dan pemilihan pemasok, negosiasi produk dan jasa, pengelolaan pemasok, serta pengawasan dan peningkatan kinerja pemasok. Manajemen hubungan dengan pemasok secara rutin berkomunikasi dengan bagian produksi untuk menciptakan feedback pada pemasok dan kinerja pembelian, dan dengan bagian pemasaran untuk feedback ke konsumen. Pemasok perlu mengetahui pengembangan produk baru dan tujuan kinerja feedback.
7. Pengembangan Produk dan Komersialisasi
Pengembangan produk dan komersialisasi adalah tindakan pengembangan produk baru untuk memenuhi perubahan permintaan konsumen dan memasarkan produk tersebut dengan cepat dan efisien. Dalam pengelolaan rantai pasok, banyak konsumen dan pemasok yang terlibat dalam proses pengembangan produk baru untuk meyakinkan bahwa produk dapat memenuhi kebutuhan konsumen dan perbelanjaan barang dapat memenuhi kebutuhan pabrik. Kegiatan dalam proses pengembangan produk dan komersialisasi mencakup metode dan dorongan untuk membangkitkan ide produk baru, pengembangan mekanisme feedback ke konsumen; pembentukan cross-functional, team pengembangan produk baru internal perusahaan, penilaian dan pemilihan ide produk baru berdasarkan pengaruh finansial, kebutuhan sumber daya yang sesuai dengan infrastruktur pabrik dan logistik, perancangan dan percobaan prototype produk baru, menentukan saluran pemasaran, dan terakhir, menilai keberhasilan dari setiap produk baru. Keberhasilan pengembangan produk baru bergantung pada konsumen dan pemasok eksternal, perusahaan manufaktur, serta pemasaran dan finansial internal.
8. Manajemen Pengembalian
Manajemen pengembalian mempunyai arti penting dalam pengaturan dan dapat menguntungkan manajemen rantai pasok untuk mempertahankan pelayanan konsumen dan mengidentifikasi kesempatan perbaikan produk. Kegiatan manajemen pengembalian mencakup pemeliharaan lingkungan dalam hal pembuangan dan proses recycle, penyusunan dan perbaikan instruksi, penyelesaian masalah dan perbaikan garansi, perancangan logisik secara efektif dan pengumpulan data pengembalian. Personalia manajemen pengembalian sering berkomunikasi dengan konsumen dan personalia manajemen hubungan dengan konsumen, pengembangan produk dan komersialisasi, serta manajemen hubungan dengan pemasok selama proses pengembalian.
Tujuan dari manajemen pengembalian adalah mengurangi tingkat pengembalian. Hal ini dapat diselesaikan dengan mengkomunikasikan adanya pengembalian dan perbaikan informasi pada bagian personalia, pengembangan produk, pemasok, dan kontributor lainnya. Hal ini dilakukan untuk perbaikan produk selanjutnya dan perancangan pembelanjaan barang. Pelayanan transportasi dan distribusi juga termasuk dalam lingkup ini.
Setiap delapan proses yang diidentifikasi, perusahaan harus mengembangkan tujuan untuk menentukan strategi rantai pasok. Tujuan yang konsisten dengan area fungsional perusahaan dalam setiap proses membantu integrasi proses secara internal. Misalnya, jika strategi rantai pasok adalah bersaing dengan biaya rendah, maka perusahaan harus menemukan hubungan dengan konsumen yang bertujuan untuk mencari alternatif pengiriman dengan biaya yang lebih murah, mengembangkan vendor-managed inventory (VMI), dan untuk mengotomatiskan proses pemesanan oleh konsumen. Produksi dilaksanakan untuk memberikan solusi pengemasan dalam jumlah besar agar konsisten dengan model transportasi dan sistem pengiriman yang digunakan. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan kemampuan produksi secara massal dan untuk mengidentifikasi biaya terendah pada proses manufaktur untuk produk tertentu. Tujuan pembelian adalah mengidentifikasi bahan baku dan komponen termurah yang sesuai dengan spesifikasi dan dapat digunakan untuk pelelangan jika memungkinkan. Perusahaan harus mengalami kemajuan dalam setiap proses yang menggunakan team karyawan dari setiap fungsi dan tujuan pengembangan proses.
HAMBATAN PROSES INTEGRASI DALAM RANTAI PASOK
Bila Anda sudah mempelajari mengenai integrasi dalam rantai pasok, sekarang, Anda akan pelajari mengenai faktor-faktor yang dapat menghambat proses integrasi dalam rantai pasok. Beberapa faktor yang dapat mengganggu proses integrasi eksternal dalam rantai pasok menyebabkan distorsi informasi, waktu siklus yang lebih panjang, stock-out, dan bullwhip effect yang dapat mengakibatkan tingginya biaya keseluruhan dan menurunnya kapabilitas pelayan konsumen. Manajer dapat mengidentifikasi hambatan tersebut dan mengambil beberapa langkah untuk mengeliminasinya agar dapat meningkatkan profitabilitas dan daya saing untuk anggota rantai pasok. Tabel 8.2. menunjukkan hambatan-hambatan dalam integrasi rantai pasok.
Tabel 8.2. Hambatan dalam Integrasi Rantai Pasok
Hambatan dalam Integrasi Rantai Pasok
Silo Mentality Kelemahan dalam melihat gambaran besar dan bertindak hanya pada satu bagian dalam perusahaan atau satu perusahaan dalam supply chain
Lack of supply chain visibility Ketidakmampuan dalam berbagi atau mendapatkan informasi trading partner, sebagai keinginan dari partisipan dalam rantai pasok
Lack of Trust Ketidakmauan dalam bekerjasama atau berbagi informasi karena adanya ketakutan jika bagian lain akan mengambil keuntungan dari mereka atau menggunakan informasi secara tidak layak
Lack of Knowledge Kekurangan kemampuan proses dan sitem informasi mengenai kepentingan SCM diantara manajemen dan karyawan lainnya dalam perusahaan dan diantara partner
Activities causing bullwhip effect
Demand forecast updating Menggunakan berbagai pesanan konsumen untuk menciptakan dan memperbarui peramalan, jadwal produksi, dan kebutuhan pembelanjaan
Order batching Membuat pesanan barang dalam jumlah besar dari pemasok untuk mengurangi biaya pemesanan dan transpotasi
Price fluctuation Menawarkan harga diskon kepada pembeli, menyebabkan perubahan pola pembelian
Rationg and shortage gaming Mengalokasikan pasokan produk ke pembeli, menyebabkan pembeli meningkatkan pesanan di luar kebutuhannya di masa yang akan datang
1. Mentalitas Silo (Silo Mentality)
Seringkali, perusahaan tidak mempertimbangkan akibat dari tindakan yang dilakukan dalam rantai pasok dan daya saing jangka panjang dan profitabilitasnya. ”I win, you lose” merupakan muatan dalam mentalitas silo dalam membentuk pemasok termurah, sedikit memperhatikan kebutuhan konsumen, dan memberikan beberapa sumber untuk produk baru dan perancangan pelayanan. Pada akhirnya, akan muncul permasalahan dalam kualitas, biaya, waktu pengiriman, dan pelayanan konsumen lainnya yang akan merusak rantai pasok. Secara internal, pengaruh silo dapat muncul diantara bagian. Manajer transportasi, misalnya, mencoba meminimalisasi total biaya transportasi, jika dilakukan dengan tidak hati-hati akan menyebabkan meningkatnya safety stocks, munculnya kekurangan produk, dan memburuknya tingkat pelayanan konsumen.
Untuk mengatasi mentalitas silo, perusahaan harus berusaha menyatukan tujuan rantai pasok dengan tujuan serta insentif perusahaan. Keputusan fungsional harus dibuat untuk mempertimbangkan pengaruh pada profit seluruh perusahaan dan dalam rantai pasok. Peninjauan performansi manajer harus mencakup kemampuannya dalam proses integrasi internal dan eksternal dan untuk memenuhi tujuan rantai pasok secara keseluruhan. Di luar perusahaan, manajer harus mendidik pemasok dan konsumen berkaitan dengan pengaruh keseluruhan atas tindakan mereka dalam rantai pasok dan konsumen akhirnya. Hal ini menjadi bagian penting dalam mencipatakan hubungan dan proses manajemen. Pemasok harus dievaluasi secara bertahap dan berpotensial untuk digantikan jika performansi ” vis-a-vis” dalam rantai pasok tidak meningkat.
2. Kurangnya Visibilitas Rantai Pasok (Lack of Supply Chain Visibility)
Kurangnya visibilitas informasi dalam rantai pasok biasanya merupakan masalah proses integrasi rantai pasok. Pada survey yang dilakukan tahun 2002, dua dari tiga perusahaan tidak dapat menyeimbangkan operasi rantai pasok dengan partner dagangnya. Jika partner dagangnya harus menuliskan data dari sistem ERPnya dan kemudian mengirimkan ke tempat lain yang harus di upload ke sistem lainnya sebelum data diberikan dan dievaluasi, kehilangan waktu berarti kehilangan konsumen akhir dan biaya lebih tinggi pada seluruh anggota rantai pasok. Hal ini merupakan masalah utama yang harus diatasi oleh pembuat software rantai pasok saat ini.
3. Kurangnya Kepercayaan (Lack of Trust)
Keberhasilan proses integrasi antara partner membutuhkan kepercayaan dan sama halnya dengan mentalitas silo dan kurangnya visibilitas rantai pasok. Kurangnya kepercayaan merupakan penghalang utama dalam manajemen rantai pasok. Kepercayaan muncul antara partner rantai pasok yang membangun reputasi diantara bisnis lainnya. Spalding Holding berkolaborasi dengan Wal-Mart, menghasilkan ”win-win solution” untuk kedua perusahaan tersebut. Wal-Mart memberikan hasil peramalan dan data penjualan, sehingga Spalding menjaga tingkat persediaannya dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada Wal-Mart. Hasilnya, jarang terjadinya stock out produk Spalding pada Wal-Mart dan lebih memahami kapasitas dan biaya Spalding. Sayangnya, kebiasaan perusahaan dan sifat alami manusia tidak akan berubah dalam semalam. Hingga setiap bagian mengerti bahwa hal yang paling penting adalah mempercayai satu sama lainnya, maka mencapai kesuksesan manajemen rantai pasok akan menjadi perjuangan yang sulit.
Beberapa saran untuk menciptakan kolaborasi dan kepercayaan sebagai berikut:
1. Start small: dimulai dengan melakukan kolaborasi dalam skala kecil. Mengambil proyek yang dapat mengembalikan investasi dalam waktu cepat untuk kedua pihak. Dengan demikian, maka keuntungan dari kolaborasi dan kepercayaan akan terlihat, setelah itu berpindah untuk proyek yang lebih besar.
2. Look inward: kebutuhan awal untuk menciptakan kepercayaan dengan partner luar adalah menciptakan kepercayaan dengan unsur internal terlebih dahulu. Caranya yaitu dengan menghilangkan rintangan yang ada dalam komunikasi dan integrasi internal.
3. Gather ’round: cara terbaik untuk membangun kepercayaan adalah bertemu secara langsung, berunding menentukan tujuan, dan membuat agenda bersama-sama.
4. Go for the win-win: kolaborasi merupakan cara baru dalam berbisnis, di mana induk perusahaan tidak mengganggu partner mereka melainkan membantu menciptakan lingkungan yang dapat mengoptimalkan bisnis untuk semua anggota rantai pasok.
5. Do not give away the store: tidak ada satupun yang bisa memberikan seluruh informasi. Beberapa informasi harus tetap menjadi rahasia pemilik.
6. Just do it: salah satu cara untuk membangun kepercayaan adalah mudah memberi informasi. Jika semua berjalan baik, kesuksesan akan tercapai melalui kepercayaan.
4. Kurangnya Pengetahuan (Lack of Knowledge)
Dalam beberapa tahun, perusahaan mengalami perubahan kolaborasi dan proses integrasi yang didukung dengan teknologi untuk mengejar visi dan membuat proses integrasi mengikuti perluasan rantai pasok. Agar dapat memperoleh jaringan kerja yang baik, dibutuhkan manajer untuk menggunakan kepercayaan dan keyakinan agar perusahaan dan partner dagang melakukan hal yang benar. Perbedaan budaya, kepercayaan, dan pengetahuan dalam keberhasilan perusahaan mengelola rantai pasok memerlukan banyak waktu dan meningkatkan kapabilitas perusahaan dan partner-nya.
Perusahaan yang merancang infrastruktur informasi rantai pasok, menggunakan sistem ERP serta aplikasi utama perusahaan dan rancangan software yang seluruhnya dibutuhkan untuk integrasi secara internal dan eksternal. Maka, perusahaan harus menyadari bahwa orang yang menggunakan sistem tersebut harus terlibat terlebih dahulu dalam keputusan pembelian, implementasi proses dan dalam pelatihan.
Keberhasilan pengelolaan rantai pasok membutuhkan aturan dalam pelatihan yang kontinyu. Ketika pendidikan dan pelatihan dibatasi, inovasi tidak akan muncul, sedangkan inovasi mengisi persaingan dalam rantai pasok. Kesalahan pekerja akan berpengaruh pada rantai pasok, menyebabkan hilangnya kenyamanan dan kepercayaan dan akan memperluas kesalahan dan biaya koreksi dalam rantai pasok.
5. Aktivitas yang Menyebabkan Bullwhip Effect (Activities Causing Bullwhip Effect)
Bullwhip effect dapat menjadi masalah yang besar dalam rantai pasok dan disebabkan oleh beberapa faktor yang harus dikendalikan oleh anggota rantai pasok. Kurang adanya koordinasi dan adanya distorsi informasi yang meliputi pemesanan dan pengiriman dari level yang lebih bawah menuju level yang lebih atas menyebabkan terjadinya distorsi informasi, dimana jumlah pemesanan tidak sesuai dengan jumlah penjualan sehingga akan menimbulkan keadaan yang sangat berfluktuatif. Jumlah permintaan relatif konstan, namun peramalan dan penyesuaian pesanan semakin besar di tiap tingkatan rantai pasok, menyebabkan timbulnya bullwhip effect. Variasi permintaan menyebabkan permasalahan dengan perencanaan kapasitas, kontrol penyimpanan, penjadwalan produksi dan tenaga kerja, dan akhirnya, menyebabkan menurunnya tingkat pelayanan konsumen dan meningkatnya biaya total rantai pasok.
Walaupun bullwhip effect secara konseptual tidak sulit dipahami dan memang terjadi di lapangan, pengukuran besar kecilnya bullwhip effect tidak mudah dilakukan. Bullwhip effect bisa diukur dengan membandingkan variabilitas permintaan yang diterima dengan pesanan yang dikeluarkan oleh sebuah channel pada rantai pasok.
6. Pembaharuan Peramalan Permintaan (Demand Forecast Updating)
Walaupun pembeli sudah melakukan pesanan, bagian penjualan menggunakan informasi tersebut sebagai prediksi untuk permintaan mendatang. Berdasarkan informasi tersebut, penjual memperbarui peramalan permintaan dan penyesuaian pesanan dengan pemasoknya. Seiring dengan waktu tenggang (lead time) antara pemesanan dan pengiriman, maka safety stock akan bertambah disetiap pemesanan yang dilalui sepanjang rantai pasok. Maka, fluktuasi semakin luas dalam setiap pemesanan antar periode, menyebabkan seringnya pembaruan peramalan permintaan. Hal tersebut merupakan penyebab utama dalam bullwhip effect.
Solusi dalam permasalahan ini adalah membuat data permintaan aktual yang tersedia untuk pemasok perusahaan. Lebih baik lagi jika semua data penjualan tersedia untuk tingkatan upstream dalam rantai pasok, seluruh anggota rantai pasok dapat memperbarui peramalan permintaan, serta menggunakan data yang sama. Informasi permintaan aktual ini dapat mengurangi safety stock diantara anggota rantai pasok serta mengurangi perubahan pesanan dalam rantai pasok.
Menggunakan teknik peramalan yang sama dan kebiasaan pembelian juga cenderung mengurangi perubahan permintaan diantara anggota rantai pasok. Dalam beberapa hal, pembeli mengizinkan pemasok untuk mengamati permintaan mereka, membuat peramalan, dan menentukan jadwal pasokan, hal ini disebut vendor-managed inventory (VMI). VMI dapat mengurangi penyimpanan persediaan.
Mengurangi panjangnya rantai pasok juga dapat mengurangi bullwhip effect dengan mengurangi saat terjadinya kalkulasi peramalan. Sebagai contoh, Dell computer, Amazon.com, dan perusahaan lainnya menghindari distributor dan melakukan penjualan secara langsung kepada konsumen. Perusahaan dapat melihat permintaan aktual konsumen akhir, sehingga diperoleh peramalan yang akurat.
Pengurangan waktu tenggang dari pemesanan sampai pengiriman akan mengurangi bullwhip effect. Mengembangkan pemesanan just-in-time dan kapabilitas pengiriman, menghasilkan penyesuaian antara pasokan dan pola permintaan.
7. Pemesanan dalan Jumlah Besar (Order Batching)
Dalam skenario pembeli/pemasok, permintaan untuk mengurangi jumlah persediaan sampai pada titik pemesanan kembali (reorder point) dimana pembeli melakukan pemesanan kepada pemasok. Tingkat persediaan (safety stocks), dan pemesanan dengan muatan penuh (truckloads) bahan baku dapat menimbulkan pemesanan setiap bulannya atau dalam waktu interval yang berbeda. Maka, pemasok melakukan pemesanan dalam jarak tertentu, sampai terdapat pesanan berikutnya. Jenis order batching ini memperbesar perubahan permintaan dan dapat menyebabkan bullwhip effect. Jenis lain dari order batching dapat muncul ketika pedagang perlu memenuhi kuota akhir tahun penjualan, atau ketika pembeli ingin menghabiskan anggaran belanja tahunannya. Pedagang akan membuat pemesanan produksi untuk memenuhi permintaan mendatang, dan pembeli akan melebihkan pembelanjaan untuk menghabiskan uang anggaran belanjanya. Perubahan, peningkatan konsumsi dan produksi ini dapat meningkatkan bullwhip effect. Jika waktu peningkatan ini sama untuk beberapa konsumen, maka bullwhip effect juga akan semakin kuat.
Dengan melakukan pembaruan peramalan, visibility informasi dan sering melakukan pemesanan dalam ukuran yang lebih kecil cenderung akan mengurangi permasalahan order batching. Ketika pemasok mengetahui bahwa pesanan dalam jumlah besar muncul karena kebutuhan untuk menghabiskan anggaran belanja, pemasok tidak akan mengubah peramalan berdasarkan informasi tersebut. Ketika menggunakan sistem pemesanan secara otomastis, biaya pemesanan akan berkurang, sehingga dapat memungkinkan perusahaan menambah frekuensi pemesanan. Untuk menghilangkan pemesanan dalam jumlah penuh (truckloads), perusahaan dapat melakukan pemesanan dalam jumlah yang lebih kecil dari berbagai produk dari pemasok atau menggunakan freight forwarder untuk menggabungkan pengiriman jumlah kecil untuk menghindari biaya transportasi yang tinggi.
8. Fluktuasi Harga (Price Fuctuation)
Ketika pemasok melakukan promosi, diskon, atau harga khusus lainnya, fluktuasi harga ini menyebabkan perubahan aktivitas forward buying pada pembeli. Pembeli cenderung mengambil keuntungan dari penawaran harga murah yang diberikan. Forward buying muncul antara ritel dan konsumen, distributor dan ritel, dan antara perusahaan dengan distributor karena adanya promosi harga dalam setiap tingkat dalam rantai pasok. Hal ini juga menyebabkan terjadinya perubahan pola pembelian dan bullwhip effect. Ketika harga diskon tersebut menjadi sebuah kebiasaan, perusahaan akan berhenti membeli ketika harga tidak didiskon dan hanya akan membeli ketika adanya penawaran harga diskon. Dengan demikian, bullwhip effect dapat muncul. Untuk menghadapi lonjakan permintaan ini, perusahaan harus mengubah kapasitas dengan melakukan penjadwalan overtime dan under time pekerja, mencari tempat untuk menyimpan cadangan persediaan, membayar lebih untuk transportasi, dan menghadapi tingkat kerusakan persediaan yang lebih besar karena penyimpanan untuk waktu yang lebih lama.
Cara yang tepat untuk mengurangi permasalahan yang disebabkan oleh fluktuasi harga ini adalah menghilangkan harga diskon diantara anggota rantai pasok. Perusahaan dapat mengurangi forward buying dengan menawarkan harga yang sama untuk pembelian dalam jumlah besar kepada konsumennya. Banyak ritel melakukan “everyday low prices (EDLP)”, dibandingkan menghilangkan penjualan atau promosi yang dapat menyebabkan forward buying. Sama halnya, pembeli dapat melakukan negosiasi dengan pemasoknya untuk menawarkan EDLP, dibandingkan membatasi promosi.
9. Rationing and Shortage Gaming
Rationing akan muncul ketika terjadi kelebihan permintaan produk akhir dari pemasok; dan dalam hal ini, pemasok dapat mengalokasikan produk untuk pesanan pembeli. Maka, jika pasokan barang adalah 75% dari total permintaan, pembeli akan mengalokasikan 75% dari pasokan dan cenderung meningkatkan pesanan untuk mencukupi kebutuhan mereka sesungguhnya. Strategi ini disebut shortage gaming. Tentu saja, hal ini dapat memperburuk permasalahan rantai pasok. Sebagai pemasok, pasokan mereka diusahakan tetap dalam tingkat permintaan yang lebih tinggi. Ketika kapasitas produksi akhirnya sesuai dengan permintaan dan pesanan dapat dipenuhi, permintaan akan turun melewati tingkat sebenarnya. Sebagai pembeli, perusahaan membongkar kelebihan persediaan mereka. Hal ini sering terjadi di Amerika Serikat dan dimanapun, misalnya, dengan pemasok bensin. Ketika konsumen melihat tanda adanya kekurangan pasokan, permintaan akan meningkat dengan cepat di mana masyarakat memenuhi tangki mereka dan berusaha menimbun bensin, dan hal tersebut yang menimbulkan shortage sesungguhnya.
Cara untuk menghilangkan shortage gaming yaitu penjual mengalokasikan produk berdasarkan permintaan konsumen di masa lalu. Dalam hal ini, konsumen tidak diperbolehkan memperbesar permintaan. Penyampaian informasi persediaan dan kapasitas antara perusahaan dengan konsumennya dapat membantu menghilangkan kegelisahan konsumen berkaitan dengan shortage dan menghilangkan gaming. Selain itu, menyampaikan perencanaan pemesanan mendatang kepada pemasok penting dilakukan agar pemasok dapat meningkatkan kapasitas produksi jika diperlukan untuk menghindari situasi rationing.
Dapat dilihat bahwa sejumlah keputusan rationing pada bagian pembeli dan pemasok cenderung menyebabkan bullwhip effect. Ketika partner dagang menggunakan strategi sebelumnya untuk mengurangi bullwhip effect, perkembangan penyampaian informasi, kolaborasi dan proses integrasi muncul sepanjang rantai pasok. Perusahaan yang berusaha menyampaikan data, peramalan, perencanaan dan informasi lainnya dapat mengurangi bullwhip effect secara signifikan.
